לְהִצטַיֵן

למה שולחנות צירים?

Why Pivot Tables

דף עבודה לתרגול כלול ב- הדרכת וידאו מקוונת .

היי, דייב כאן מ- Exceljet





אז היום נעסוק בשאלה מדוע טבלאות ציר?

והשאלה הזו עולה הרבה כאשר אנשים נתקלים לראשונה בלוחות ציר, כי הם תוהים ... למה שיהיה להם אכפת? ואתה מנסה להסביר שטבלאות ציר מהירות באמת, שתוכל לסכם נתונים באופן אינטראקטיבי בדרכים שונות ... בלה, בלה בלה





ואתה יכול לראות את העיניים שלהם פשוט מזוגגות כי עד שבאמת השתמשת בשולחן ציר בעצמך, באמת קשה להבין מדוע הן יועילו לך.

לכן, אני חושב שאחת הדרכים הטובות ביותר להבין כיצד טבלאות ציר יכולות לעזור היא להסתכל על כמה דוגמאות לבניית כמה דוחות, זה לצד זה, שם קבוצה אחת של דוחות שאנו בונים באופן ידני באמצעות פונקציות ונוסחאות רגילות של Excel, וכן קבוצה אחרת, אנו בונים עם שולחנות ציר.



וזה בדיוק מה שהולך לעשות בסרטון של היום.

ואני רוצה להיות ממש מקדימה איתך כאן. אני אוהב שולחנות ציר.

מאז שקיבלתי את שולחן הציר הראשון שלי להתרענן נכון בשנות התשעים, הבנתי כמו וואו אלו באמת כלים שימושיים.

אז אני חושב שאם אתה משתמש באקסל עם הרבה נתונים גולמיים, ואתה צריך לסכם את הנתונים האלה בדרכים שונות, ואם אתה צריך ליצור דוחות נאים, אז טבלאות ציר בהחלט שוות את הזמן שלך.

אז אני מקווה שבסוף הסרטון תסכים איתי.

בואו נסתכל על כמה דוגמאות.

****

אז הנה אנו ב- Excel, ותוכלו לראות שיש לנו קבוצה של נתונים גולמיים.

נתונים אלה מייצגים מכירות שוקולד למספר לקוחות במיקומים שונים, ברמה הסיטונאית.

אתה יכול לראות שיש לנו תאריך ולקוח. עיר, מדינה ואזור, מוצר וקטגוריית מוצרים, ולבסוף, כמות, הכנסה, עלות מוצרים שנמכרו ורווח.

עכשיו, דמיין שהמנהל שלך שולח לך נתונים אלה ומבקש סיכום של עמוד אחד המציג פירוט מכירות לפי מוצר.

אז בהנחה שאתה לא יודע איך להשתמש בטבלאות ציר, אבל אתה די טוב בנוסחאות אקסל, בוא נבנה תחילה דוח ידני.

הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא להשתמש בפונקציה SUMIFS. SUMIFS היא קלה לשימוש, אך היא יכולה ליצור כמה נוסחאות מכוערות למדי, כך שכדי להקל על הקריאה ולהימנע מהרבה התייחסויות מוחלטות, אני ממשיכה לתת את שמות העמודות תחילה.

כעת יש לנו שם לכל עמודה בנתונים.

בזמן שאני כאן, אני גם הולך לתת שם למכלול הנתונים המלא כך שאוכל להתייחס אליו בקלות כשאני יוצר טבלת ציר מאוחר יותר.

עכשיו בואו נבנה דוח ידני.

ראשית, אני הולך לתפוס עותק של כל המוצרים, ולאחר מכן להסיר כפילויות ולמיין.

עכשיו אוסיף כמה תוויות ועיצוב.

אז יש לנו את עצמות הדו'ח במקום כעת, אך אין נתונים. וזה הזמן לכתוב את נוסחת SUMIFS הראשונה. אני יכול ממש להשתמש ב- SUMIF. אך מכיוון שאוסיף עוד קריטריונים תוך דקה, יהיה קל יותר אם נתחיל ב- SUMIF.

מכיוון שכבר שמתי את העמודות, אני יכול להקליד בקלות את השמות תוך כדי, מבלי לחזור לבחור את הנתונים.

עכשיו אני צריך להעתיק את הנוסחה ולהוסיף סכום, ואעצב את המספרים כמטבע.

לא, יש לנו את הדוח הבסיסי שהמנהל שלך רוצה ... דוח מכירות של עמוד אחד עם פירוט לפי מוצר.

אז הגישה הידנית לא נוראית מדי, אבל כמובן שכבר ידעתי איך לעשות זאת, והשתמשתי בהרבה עצות וקיצורי דרך כדי להאיץ את העניינים.

אם אתה לא מרגיש בנוח עם נוסחאות, זה יהיה לא מעט קשה יותר, עם הרבה טעויות ולמידה תוך כדי.

כעת בואו לבנות את אותו הדוח באמצעות טבלת צירים.

מכיוון שכבר שמתי את הנתונים, אני יכול פשוט להשתמש בשם הזה כאן.

נזדקק למוצר כתווית שורה ולהכנסה כערך.

ולאחר מכן החלת פורמט מספר על ההכנסה.

וזה הכל. כעת יש לנו טבלת ציר עם אותן תוצאות. ושימו לב שלא השתמשתי בנוסחאות כלל.

כמובן שאף מנהל לא יהיה שבע רצון מההוראות המקוריות שלו. כולם יבקשו שינויים.

אז בואו נסתכל כיצד שני הדוחות הללו מטפלים בכמה בקשות שינוי.

ראשית, נניח שהמנהל שלך חוזר ומבקש פירוט לפי מוצר ואזור. היא רוצה אזור מעבר לצמרת.

לצורך הדו'ח הידני, אני אתחיל בעותק של כל האזורים ואעקוב אחר אותו תהליך כמו שעשינו לגבי מוצרים בעבר.

הפעם, אני צריך לשנות את האזורים על פני החלק העליון.

ואז אני צריך לנקות קצת את הדברים.

איך לעשות מה אם ניתוח ב- Excel

לאחר מכן, עלי להרחיב את הפונקציה SUMIFS כדי להתמודד עם המוצר והאזור.

אצטרך לנעול את הפניה לעמודה למוצר ... כי אני מעתיק את זה תוך רגע ... ואז מוסיף טווח וקריטריונים חדשים לאזור כשהשורה נעולה.

עכשיו אני יכול להעתיק את הנוסחאות על פני הטבלה ולהוסיף סכומים.

שוב, זה לא נורא מדי, אבל הרבה קליקים והרבה נוסחאות.

קצת יותר קל לשנות את דוח טבלת הצירים. כל מה שאני צריך לעשות הוא להוסיף אזור כתווית עמודה וסיימנו.

שוב, אין צורך לעדכן נוסחאות.

אני גם הולך לשנות את פריסת טבלת הצירים ל'מתאר ', וליישר אותה שוב עם הדוח הידני.

אז תחזיר את זה למנהל שלך ושעה אחר כך היא אומרת שזה נהדר. אך האם היא יכולה לראות גם התפלגות לשנה במקום לאזור.

המממ. זה יהיה מסובך יותר.

במקרה זה, אני יודע שהנתונים משתרעים על 3 שנים בלבד. 2011, 2012, ו -2013, אז אתחיל שם ואוסיף אותם באופן ידני ככותרות ונפטר מהטור הנוסף.

עכשיו אני רק צריך לעדכן את הנוסחאות.

זהו למעשה מקרה טוב לפונקציית SUMPRODUCT, אך זה ידרוש הרבה יותר הסברים, אז בואו נדבק ב- SUMIFS לעת עתה.

כעת כדי לעדכן את הפונקציה SUMIFS כך שתתאים לתאריכים לפי שנה, נצטרך להשתמש בשני קריטריונים יחד עם הפונקציה DATE וקצת חיבור.

הקריטריונים הראשונים תואמים תאריכים שגדולים או שווים לראשון בשנה.

הקריטריון השני תואם תאריכים שהם פחות או שווה ליום האחרון בשנה.

בשני המקרים, אנו מתייחסים ישירות לשנה ועלינו לנעול את השורה.

ברגע שאני מעתיק את הנוסחה למטה ומעבר, קיבלנו את הדוח שלנו.

אתה יכול לראות שהשינוי הזה היה לא מעט יותר מסובך, ודרש הבנה טובה של נוסחאות ופונקציות של Excel, ומושגים כמו שרשור.

מה לגבי שולחן הציר?

כדי לעדכן את טבלת הציר, אני צריך קודם כל להיפטר מהאזור.

לאחר מכן, עלי להוסיף את שדה התאריכים ולקבץ לפי שנה.

כמו בעבר, אין נוסחאות לעדכן.

אז אתה מבין את הרעיון. בהחלט ניתן לבנות דוחות אלה באופן ידני, ובמקרים מסוימים רצוי לעשות זאת כך. אבל זה הרבה יותר מהיר וקל יותר להשתמש בטבלת ציר.

בסופו של דבר, טבלת ציר יכולה לבנות דוחות מורכבים הרבה יותר מכפי שהיית רוצה להתמודד איתם באופן ידני.

בסדר, אז קיוויתי שאהבת את ההשוואה הזו של בניית כמה דוחות באופן ידני ואותם דוחות בטבלאות ציר. כפי שאתה יכול לראות, זה אפילו לא קרוב, שולחנות ציר מהירים הרבה יותר.

לכן, בכל פעם שאתה מנתח נתונים ב- Excel, אני חושב שכדאי לך לחשוב על שימוש בטבלאות ציר.

אבל מעבר לנוחות פשוטה, שולחנות ציר נותנים לך יתרון תחרותי של ממש.

אז אם אתה מתחרה פנימית עם עמיתיך על העלאה או קידום מכירות, או רק הכרה.

לחלופין, אתה מתחרה חיצונית עם חברות אחרות בשוק שלך כדי לזהות מגמות או הזדמנויות, טבלאות ציר הן כלי שיכול לעזור לך להתבלט ולעשות את עבודתך טוב יותר.



^