לְהִצטַיֵן

29 דרכים לחסוך זמן בעזרת נוסחאות אקסל

29 Ways Save Time With Excel Formulas

נוסחאות הן הלחם והחמאה של אקסל. אם אתה משתמש ב- Excel באופן קבוע, אני בטוח שאתה משתמש בהרבה נוסחאות. אבל יצירת נוסחת עבודה יכולה לקחת יותר מדי זמן. במאמר זה, אני משתף כמה טיפים טובים לחסוך לך זמן בעבודה עם נוסחאות ב- Excel.



וִידֵאוֹ: 20 טיפים לחיסכון בזמן בעזרת נוסחאות אקסל

1. אל תוסיף את הסוגריים האחרונים לפונקציה

נתחיל עם משהו ממש קל! כשאתה נכנס לפונקציה אחת בפני עצמה (SUM, ממוצע וכו ') אינך צריך להזין את סוגריים הסגירה הסופיים. לדוגמה, אתה יכול פשוט להזין:





= SUM (A1: A10

ולחץ על Return. Excel יוסיף עבורך את סוגריים הסגירה. זה דבר קטן, אבל נוח.



הערה: זה לא יעבוד אם הנוסחה שלך מכילה יותר מקבוצה אחת של סוגריים.

לפני - סגירת סוגריים הושמטה

לאחר לחיצה על enter - סוגריים מתווספים אוטומטית

2. העבר נוסחה ושמור שהפניות לא ישתנו

אחת התכונות החזקות ביותר של Excel היא כתובות יחסית - כאשר תעתיק נוסחה למיקום חדש כל הכתובות היחסיות ישתנו. לעתים קרובות זה בדיוק מה שאתה רוצה, כי שימוש חוזר בנוסחאות הוא אחת הטכניקות החשובות ביותר של דף עבודה בנוי וקל לתחזוקה.

אבל לפעמים אתה צריך להעביר או להעתיק נוסחה למיקום חדש ואתה לא רוצה שהנוסחה תשתנה כלל. ישנן מספר דרכים לעשות זאת.

אם אתה רק מעביר נוסחה למיקום סמוך, נסה לגרור ולשחרר. גרירה תשאיר את כל הכתובות שלמות וללא שינוי.

תפוס את קצה המבחר

גרור למיקום חדש

אם אתה מעביר נוסחה למיקום מרוחק יותר, השתמש בגזור והדבק. (Win: Ctrl + X, Ctrl + V Mac: Cmd + X, Cmd + V) כאשר אתה חותך נוסחה, הפניות שלה לא משתנות.

3. העתק נוסחה ושמור על הפניות שלא ישתנו

הערה: תוכל לשנות את כל הפניות התא כדי להפוך אותן למוחלטות, אך טיפ זה מניח כי אינך רוצה לעשות זאת, מכל סיבה שהיא.

אם אתה רק צריך להעתיק נוסחה אחת, בחר את כל הנוסחה בשורת הנוסחאות והעתק ללוח. לאחר מכן תוכל להדביק במיקום חדש. התוצאה תהיה נוסחה זהה למקור.

להעתיק א קְבוּצָה של נוסחאות למיקום חדש מבלי להשפיע על הפניות, תוכל להשתמש למצוא ולהחליף. בחר את הנוסחאות שברצונך להעתיק ולאחר מכן חפש והחליף את הסימן שווה (=) בנוסחאות בתו hash (#). זה יהפוך את הנוסחאות לטקסט. כעת העתק והדבק את הנוסחאות למיקום חדש. לאחר הדבקת הנוסחאות, ועם כל הנוסחאות שנבחרו, הפוך את תהליך החיפוש וההחלפה. חפש את ה- hash (#) והחלף סימן שוויון (=). פעולה זו תשחזר את הנוסחאות לתפקוד תקין. (אַשׁרַאי: טום אורטיס )

4. לחץ פעמיים על ידית המילוי כדי להעתיק נוסחאות למטה

כאשר אתה מוסיף נוסחאות לטבלאות, אחד הדברים שאתה עושה לרוב הוא העתקת הנוסחה מהשורה הראשונה בטבלה לשורה האחרונה בטבלה. אם אתה מכיר את קיצורי המקשים לניווט בנתונים ב- Excel, תוכל להשתמש בהם כדי להדביק במהירות בעמודה שלמה של נוסחאות בכמה משיכות מקשים בלבד. עם זאת, ידית המילוי מהירה אף יותר, מכיוון שאין צורך לנווט לתחתית הטבלה.

ידית המילוי היא המלבן הקטן שיושב בפינה הימנית התחתונה של כל הבחירות ב- Excel. כל עוד הנוסחה יושבת בעמודה ליד עמודה אחרת תכלול סט נתונים מלא, תוכל ללחוץ פעמיים על ידית המילוי כדי להעתיק את הנוסחה עד לתחתית הטבלה.

ידית המילוי

Excel מעתיק את הנוסחה למטה

הערה: טיפ זה לא יעבוד אם אין עמודת נתונים מלאה משמאל לנוסחה שאתה מזין. Excel משתמש בנתונים אלה כדי להבין כמה רחוק בגליון העבודה להעתיק את הנוסחה. עם זאת, תוכל להשתמש בגישה הבאה ...

אם המבחר אינו גדול מדי, תוכל גם למלא נוסחאות בגליון עבודה באמצעות קיצור הדרך למילוי (Control + D). רק הקפד לבחור את הנוסחה המקורית ואת תאי המטרה תחילה. זה מהיר יותר מהעתק/הדבק, אך לא מהר כמו ידית המילוי, במיוחד אם אתה מעתיק את הנוסחה לקבוצת תאים גדולה.

וִידֵאוֹ: קיצורי דרך לנוע מהר ברשימה גדולה

5. השתמש בטבלה כדי להזין נוסחאות באופן אוטומטי

דרך מהירה עוד יותר להזין נוסחאות היא להמיר תחילה את הטבלה שלך לטבלת רשמית של Excel. המינוח כאן מבלבל, מכיוון שכל נתונים עם יותר מעמודה אחת הם מבחינה טכנית 'טבלה' אך ל- Excel יש מבנה רשמי הנקרא טבלה המספקת יתרונות רבים. לאחר שתמיר את הנתונים שלך לטבלה (שתי הפלטפורמות: Ctrl + T), כל הנוסחאות שתזין בשורה הראשונה יועתקו אוטומטית לאורך כל הטבלה. זה חוסך הרבה זמן וגם עוזר למנוע טעויות.

הזן נוסחה כרגיל

הקש enter כדי להעתיק את הנוסחה למטה

כבונוס, בכל פעם שתעדכן נוסחה בטבלה, Excel יעדכן שוב נוסחאות דומות באותה עמודה.

הערה: נוסחאות בטבלה ישתמשו אוטומטית בהפניות מובנות (כלומר בדוגמה שלמעלה = [@Hours]*[@Rate] במקום = C4*D4. עם זאת, תוכל להקליד ישירות כתובות תא והן יישמרו.

6. השתמש בכרטיסייה השלמה אוטומטית + כדי להיכנס לפונקציות

כאשר אתה מזין סימן שווה ומתחיל להקליד, Excel יתחיל להתאים את הטקסט שאתה מזין מול רשימת הפונקציות הענקית הזמינה. תוך כדי הקלדה תראה רשימה של פונקציות 'מועמד' להלן. רשימה זו תצטמצם עם כל אות שתקליד. לאחר שנבחרה הפונקציה הרצויה ברשימה, תוכל 'לבקש' מ- Excel להזין אותה עבורך על ידי הקשה על tab. ב- Windows, הפונקציות נבחרות באופן אוטומטי בעת ההקלדה. ב- Mac מוצגות אפשרויות אך לא נבחרו, כך שעליך לבצע עוד צעד אחד: השתמש במקש החץ כדי לבחור את הפונקציה הרצויה, ולאחר מכן הקש על tab או חזור כדי שאקסל יכנס לפונקציה עבורך.

הדגש את ההתאמה הטובה ביותר והקש על הכרטיסייה

הפונקציה Excel משלימה אוטומטית

7. השתמש בקרה + לחץ כדי להזין ארגומנטים

לא אוהב להקליד פסיקים בין טיעונים? אתה יכול ש- Excel יעשה את זה עבורך. כאשר אתה מזין ארגומנטים בפונקציה, לחץ לחיצה ארוכה על Control (Mac: Command) תוך כדי לחיצה על כל הפניה ו- Excel יזין אוטומטית פסיקים עבורך. לדוגמה, תוכל להזין נוסחה כמו: = SUM (A1, B10, C5: C10) על ידי הזנת '= SUM (' ולאחר מכן לחץ לחיצה קלה על כל הפניה. זה יעבוד עם כל פונקציה שבה אתה מספק הפניות כארגומנטים.

שליטה או פקודה לחץ על התא הבא

שליטה או פקודה לחץ שוב

כל הפסיקים הוזנו על ידי Excel

8. השתמש בחלון טיפ הנוסחה לבחירת ארגומנטים

בכל פעם שאתה עובד עם נוסחה המכילה פונקציית Excel, זכור שתוכל תמיד להשתמש בחלון הרמז לבחירת ארגומנטים. זה יכול לחסוך בזמן אמת אם הנוסחה מסובכת, במיוחד אם היא מכילה הרבה סוגריים מקוננים. כדי לבחור ארגומנטים, פעל בשני שלבים. בשלב הראשון, לחץ כדי לשים את הסמן בתוך הפונקציה שאת הארגומנט שלה אתה רוצה לבחור. לאחר מכן Excel יציג רמז לפונקציה המציגה את כל הארגומנטים. בשלב שני, לחץ על הארגומנט שברצונך לבחור. Excel יבחר את הארגומנט כולו, גם כאשר הוא מכיל פונקציות או נוסחאות אחרות. זוהי דרך נחמדה לבחור ארגומנטים בעת שימוש ב- F9 לניפוי באגים בנוסחה.

העבר את העכבר מעל הטיעון בקצה מסך הנוסחה

לחץ על ארגומנט כדי לבחור בנוסחה בתוך

רוצה ללמוד עוד? אנו מציעים קורס שלם נוסחאות ופונקציות של Excel .

9. הכנס מצייני מיקום של ארגומנט פונקציה עם קיצור דרך

בדרך כלל, כשאתה מזין פונקציה, Excel יציג עצות לגבי כל ארגומנטים בעת הוספת פסיקים. אך לפעמים ייתכן שתרצה ש- Excel יוסיף מצייני מיקום לכל ארגומנטים של הפונקציות בבת אחת. אם כן, תשמח לדעת שיש קיצור דרך לזה.

כאשר אתה מזין פונקציה, לאחר ש- Excel זיהתה את שם הפונקציה, הקלד Control + Shift + A (שתי הפלטפורמות). לדוגמה, אם אתה מקליד '= DATE (' ולאחר מכן משתמש ב- Control + Shift + A, Excel ייתן לך '= DATE (שנה, חודש, יום)'. לאחר מכן תוכל ללחוץ פעמיים על כל ארגומנט (או להשתמש בטיפ הפונקציה). חלון כדי לבחור כל ארגומנט) ולשנות אותו לערך שאתה רוצה.

ודא שהפונקציה מזוהה

Control + Shift + A מוסיף ארגומנטים בשם

10. הזיזו את 'דבר הנוסחה' מגדרכם

לפעמים כאשר אתה מזין נוסחה, חלון רמז לנוסחה מפריע לך , חוסם את התצוגה של תאים אחרים שברצונך לראות בגליון העבודה. כשזה קורה, זכור שאתה יכול להזיז את חלון הרמז ממך. פשוט העבר את העכבר מעל קצה החלון עד שתראה את הסמן משתנה, ולאחר מכן לחץ וגרור למיקום חדש. לאחר מכן תוכל להמשיך להזין או לערוך את הנוסחה שלך. בהתאם למבנה גליון העבודה שלך, דרך נוספת לנהל בעיה זו היא עריכת הנוסחה בשורת הנוסחאות במקום ישירות בתא.

תפוס את קצה קצה המסך

גרור את קצה המסך ממך

11. החלף את התצוגה של כל הנוסחאות בבת אחת

בכל פעם שאתה עורך תא המכיל נוסחה, Excel מציג באופן אוטומטי את הנוסחה במקום התוצאה שלה. אבל לפעמים אתה יכול לראות את כל הנוסחאות בגליון עבודה בו זמנית. לשם כך, פשוט השתמש בקיצור המקשים להצגת נוסחאות: Control + ~ (זה טילדה). בעזרת קיצור דרך זה, תוכל להחליף במהירות את כל הנוסחאות המוצגות בגליון עבודה או כבוי. זוהי דרך נחמדה לראות את כל הנוסחאות בבת אחת ולבדוק את העקביות של הנוסחאות.

Control + `חושף את כל הנוסחאות

כל הנוסחאות גלויות

12. בחר בבת אחת את כל הנוסחאות בגליון עבודה

דרך נוספת לראות את כל הנוסחאות בגליון עבודה היא לבחור אותן. אתה יכול לעשות זאת באמצעות התכונות החזקות יותר (והנסתרות) ב- Excel: הלך אל> מיוחד (Ctrl + G). באמצעות פקודה זו, תוכל לבחור כל מיני דברים מעניינים ב- Excel, כולל תאים ריקים, תאים המכילים מספרים, תאים ריקים ועוד. אחת האפשרויות היא תאים המכילים נוסחאות. כדי לבחור את כל התאים המכילים נוסחאות בגליון עבודה, הקלד Ctrl + G כדי להציג את תיבת הדו -שיח עבור אל, לחץ על הלחצן מיוחד ולאחר מכן בחר נוסחאות. כאשר תלחץ על אישור, כל התאים המכילים נוסחאות ייבחרו.

Ctrl + G לפתיחת Go to special

לחץ על הלחצן מיוחד

בחר נוסחאות

כל הנוסחאות נבחרות

אם ברצונך לבחור רק קבוצת משנה של נוסחאות בגליון עבודה, בצע תחילה בחירה ולאחר מכן השתמש באותה פקודה.

13. השתמש בהדבקה מיוחדת כדי להמיר נוסחאות לערכים סטטיים

בעיה נפוצה ב- Excel היא הצורך לעצור את שינוי הערכים המחושבים. לדוגמה, אולי אתה רוצה לפשט גליון עבודה על ידי הסרת עמודות 'עוזר' שהשתמשת בהן ליצירת ערכים מסוימים. אבל אם תמחק את העמודות האלה עם נוסחאות שעדיין מתייחסות אליהם, תקבל עומס של שגיאות #REF. הפתרון הוא להמיר תחילה נוסחאות לערכים, ולאחר מכן למחוק את העמודות הנוספות. הדרך הפשוטה ביותר לעשות זאת היא להשתמש ב- Paste Special. ראשית, בחר את הנוסחאות שברצונך להמיר והעתק ללוח. לאחר מכן, כאשר הנוסחאות עדיין נבחרות, פתח את תיבת הדו -שיח הדבק מיוחד (Win: Ctrl + Alt + V, Mac: Ctrl + Cmd + V) והשתמש באפשרות Values. פעולה זו תחליף את כל הנוסחאות שבחרת בערכים שחישבו.

נוסחאות שנבחרו והועתקו

הדבק מיוחד המופעל

אין יותר נוסחאות!

14. השתמש בהדבק מיוחד כדי להתאים את הערכים במקום

בעיה נפוצה נוספת ב- Excel היא הצורך לשנות הרבה ערכים במקום. לדוגמה, אולי יש לך רשימה של 500 מחירי מוצרים ואתה צריך להעלות את כל המחירים ב -5%. או שאולי יש לך רשימה של 100 תאריכים שכולם צריכים לעבור לעתיד בשבוע אחד? במקרים כאלה תוכל להוסיף לטבלה שלך עמודת 'עוזר', לבצע את החישוב הנדרש, להמיר את התוצאות לערכים ולאחר מכן להעתיק אותן מעל העמודה המקורית. אבל אם אתה רק צריך חישוב פשוט, הדבק מיוחד הוא הרבה יותר פשוט ומהיר, כי אתה יכול לשנות את הערך ישירות ללא כל נוסחאות נוספות.

לדוגמה, כדי להמיר קבוצת תאריכים במקום לשבוע מאוחר יותר, בצע זאת: הוסף את המספר 7 לכל תא בגליון העבודה ולאחר מכן העתק אותו ללוח. לאחר מכן, בחר את כל התאריכים שברצונך לשנות. לאחר מכן, השתמש בהדבקה מיוחדת> פעולות> הוסף. כאשר תלחץ על אישור, Excel יוסיף את המספר 7 לתאריכים שבחרת, ויעביר אותם קדימה בזמן ב -7 ימים, ללא צורך ביצירת עמודות עוזר.

העתק ערך זמני ובחר תאריכים

הדבק מיוחד עם ערכים + הוסף

כל התאריכים התקדמו ב -7 ימים

כדי להגדיל מערך מחירים ב -10%, השתמש באותה גישה. הזן 1.10 לתוך תא והעתק אותו ללוח. לאחר מכן בחר את המחירים שברצונך לשנות והשתמש בהדבקה מיוחדת> פעולות> כפל כדי להמיר את כל המחירים במקום. ברגע שתבין את הטיפ הזה, תמצא הרבה שימושים חכמים עבורו.

העתק ערך זמני ובחר מחירים

הדבק מיוחד עם ערכים + הכפל

כל המחירים עלו ב 10%

הערה: זה עובד רק עם ערכים. אל תנסה את זה עם נוסחאות!

15. השתמש בטווחים בשם כדי להפוך נוסחאות לקריאות יותר

אחד מעצות המקצוענים הוותיקות ביותר בספר הוא השימוש טווחים בשם בנוסחאות שלך כדי להפוך אותן לקריאות יותר. לדוגמה, נניח שיש לך דף עבודה פשוט המציג שעות עבודה עבור צוות קטן. עבור כל אדם, אתה רוצה להכפיל את שעות העבודה שלו פעמים תעריף לשעה אחת. בהנחה שהתעריף לשעה נמצא בתא A1, הנוסחאות שלך עשויות להיראות כך:

= B3 * $ A $ 1
= B4 * $ A $ 1
= B5 * $ A $ 1

אך אם תקרא לתא A1 'שיעור שעה', הנוסחאות שלך ייראו כך:

= B3 * שיעור_ לפי שעה
= B4 * שיעור_שעה
= B5 * שיעור_ לפי שעה

שמות טווחים בדרך זו הופכים את הנוסחאות לקריאות הרבה יותר וחוסך הזנת הרבה סימני דולר ($) ליצירת הפניות מוחלטות.

שמות טווחים קלים. פשוט בחר את הטווח/תאים שברצונך לתת שמות, הקלד שם בתיבת השמות והקש Enter. כעת לאחר שציינת טווח, Excel ישתמש בו בכל פעם שתצביע ותלחץ על הטווח בעת בניית נוסחה - כאשר תלחץ על טווח בשם, תראה את שמו שמוכנס אוטומטית לנוסחה. כבונוס, אתה יכול גם לנווט בקלות לטווח בשם מתי שאתה רוצה. פשוט בחר את השם מהתפריט הנפתח שמופיע ליד תיבת השם.

נוסחה רגילה ללא טווח שמות

מתן שם לתא C2

הנוסחה עודכנה לשימוש בטווח בשם

16. החלת שמות על נוסחאות קיימות באופן אוטומטי

מה קורה כשכבר יצרת נוסחאות ואז יוצרת א טווח בשם אתה רוצה להשתמש בהם? כלום, בעצם. Excel לא יבצע שינויים בנוסחאות הקיימות או יציע להחיל את שמות הטווחים החדשים באופן אוטומטי. עם זאת, יש דרך להחיל שמות טווחים על נוסחאות קיימות. פשוט בחר את הנוסחאות שאליהן ברצונך להחיל שמות, ולאחר מכן השתמש בתכונה החל שמות.

לאחר חלון החל שמות פתוח, בחר את השמות שברצונך להחיל ולחץ על אישור. Excel יחליף את כל ההפניות המתאימות בשמות שבחרת.

בחר את כל תאי הנוסחה שאליהם עליך להחיל טווח בשם

איך לכתוב אם במצטיין

החל שמות בכרטיסיה נוסחאות של סרט

בחר את הטווח הנקוב ליישום

טווח שם מוחל באופן אוטומטי

17. שמור נוסחה שלא בוצעה

אם אתה עובד עם נוסחה מורכבת יותר, יש סיכוי טוב שייקח זמן עד שהנוסחה תעבוד כמו שצריך. אבל ייתכן שיהיה לך זמן קצר ותצטרך לחזור לנוסחה מאוחר יותר כדי לגרום לזה לפעול כמו שאתה רוצה. למרבה הצער, Excel לא יאפשר לך להזין נוסחה שבורה. אם תנסה, Excel יתלונן בקול רם כי הנוסחה מכילה שגיאות, ולא תאפשר לך להמשיך עד שתפתור את כל הבעיות.

עם זאת, יש פתרון קל: פשוט להמיר את הנוסחה באופן זמני לטקסט. לשם כך, תוכל להוסיף אפוסטרופה אחת לתחילת הנוסחה (לפני ה =), או פשוט להסיר את סימן השווה לגמרי. בשני המקרים, Excel יפסיק לנסות להעריך את הנוסחה ויאפשר לך להזין אותה כפי שהיא. מאוחר יותר, תוכל לחזור לנוסחה ולחזור לעבודה.

18. שים לב לפונקציות שמציע Excel

קיימות פונקציות לפתרון בעיות ספציפיות. אתה יכול לחשוב על פונקציה כנוסחה שנבנתה מראש עם שם ספציפי, מטרה וערך החזרה. לדוגמא, לפונקציה PROPER יש רק מטרה אחת: היא רישיות באותיות גדולות. תן לו טקסט כמו 'ניו יורק סיטי', וזה יחזיר לך את 'ניו יורק'. פונקציות שימושיות להפליא כשהן פותרות בעיה שיש לך, ולכן הגיוני להכיר את הפונקציות הקיימות ב- Excel.

לִרְאוֹת: מדריך פונקציות של Excel ו 500 דוגמאות לנוסחת Excel לרשימת הפונקציות והנוסחאות הנפוצות שמשתמשות בהן.

הערה: אנשים מבולבלים לעתים קרובות מהמינוח המשמש לדבר על פונקציות ונוסחאות. דרך קלה לחשוב על זה היא: כל מה שמתחיל בסימן שוויון ב- Excel הוא נוסחה. לפי הגדרה זו, כל הפונקציות הן נוסחאות, ונוסחאות יכולות להכיל מספר פונקציות.

19. השתמש ב- F4 כדי להחליף הפניות יחסיות ומוחלטות

המפתח לבניית נוסחאות שתוכל להעתיק בהידור למיקומים חדשים ועדיין לעבוד נכון, הוא שימוש בשילוב הנכון של הפניות מוחלטות ויחסיות. הסיבה שזה כל כך חשוב היא מכיוון שזה מאפשר לך לעשות שימוש חוזר בנוסחאות קיימות במקום ליצור חדשות, ושימוש חוזר באותה נוסחה מפחית באופן דרסטי את האפשרות לשגיאות בחוברת עבודה על ידי הגבלת מספר הנוסחאות שצריך לבדוק.

עם זאת, המרת הפניות הלוך ושוב בין הפניות יחסיות ומוחלטות יכולה להוות מטרד-הקלדת כל אותם סימני דולר ($) היא מייגעת ומועדת לטעויות. למרבה המזל, יש קיצור דרך נהדר המאפשר לך לעבור במהירות בין 4 האפשרויות הזמינות לכל הפניה: (Windows: F4, Mac: Command + T). כל שעליך לעשות הוא להכניס את הסמן להפניה באמצעות קיצור הדרך. בכל פעם שתשתמש בו, Excel 'יסתובב' לאפשרות הבאה בסדר זה: יחסית לחלוטין (A1)> מוחלט לחלוטין ($ A $ 1)> שורה מוחלטת (A $ 1)> עמודה מוחלטת ($ A1).

20. זכור כי נוסחאות ופונקציות מחזירות ערך. תמיד.

כשאתה נאבק בנוסחה, לפעמים זה בגלל שאתה חושב שחלק מהנוסחה מחזיר ערך מסוים אבל זה בעצם מחזיר משהו אחר. כדי לבדוק מה בעצם מוחזר על ידי פונקציה או על ידי חלק מנוסחה, השתמש בקצה F9 להלן.

הערה: המילה 'חזרה' באה מעולם התכנות, ולעיתים היא מבלבלת אנשים חדשים במושג זה. בהקשר של נוסחאות Excel, הוא משמש כך 'הפונקציה LEN מחזירה מספר' או 'הנוסחה בתא A1 מחזירה שגיאה'. בכל פעם שאתה שומע את המילה 'חזור' עם נוסחה, פשוט תחשוב 'תוצאה'.

21. השתמש ב- F9 כדי להעריך חלקים בנוסחה

קיצור הדרך F9 (fn + F9 ב- Mac) יכול לפתור חלקים מהנוסחה בזמן אמת. זהו כלי פנטסטי לניפוי באגים של נוסחאות גדולות יותר, כאשר עליך לוודא שהתוצאה של חלק מסוים בנוסחה היא מה שאתה מצפה. כדי להשתמש בקצה זה, ערוך את הנוסחה ובחר את הביטוי או הפונקציה שברצונך להעריך (טיפ - השתמש בחלון טיפ הפונקציה לבחירת ארגומנטים שלמים). אחד שיש לך בחירה, הקש F9. תראה את החלק הנוסחא שהוחלף בערך שהוא מחזיר.

הערה: ב- Windows תוכל לבטל את F9, אך נראה שזה לא עובד במחשב Mac. כדי לצאת מהנוסחה מבלי לבצע שינויים, פשוט השתמש ב Esc.

וִידֵאוֹ: כיצד לבדוק ולפתור באגים לנוסחה באמצעות F9

22. השתמש ב Formula Evaluator כדי לפתור נוסחה צעד אחר צעד

כאשר שימוש ב- F9 להערכת נוסחה הופך להיות מייגע מדי, הגיע הזמן לפרוץ חומרה גדולה יותר: הערכת נוסחה. הערכת פורמולה פותרת נוסחה צעד אחר צעד. בכל פעם שתלחץ על כפתור הערך, Excel יפתור את החלק המודגש של הנוסחה ויראה לך את התוצאה. תוכל למצוא הערכת נוסחה בכרטיסייה נוסחאות של הסרט, בקבוצת ביקורת הנוסחאות. כדי להשתמש בעריכת נוסחה, בחר נוסחה ולחץ על הלחצן שבסרט. כאשר החלון נפתח, תראה את הנוסחה המוצגת בתיבת טקסט עם כפתור הערכה למטה. חלק אחד של הנוסחה יהיה מסומן בקו תחתון - זהו החלק שכרגע 'בבחינת הערכה'. כאשר אתה לוחץ על הערכה, החלק המודגש של הנוסחה יוחלף בערך שהוא מחזיר. תוכל להמשיך ללחוץ על הערכה עד שהנוסחה תיפתר במלואה.

וִידֵאוֹ: כיצד להעריך נוסחאות מורכבות

הערה: נוסחת הערכה זמינה רק בגירסת Windows של Excel. גרסת ה- Mac נוקטת בגישה אחרת, הנקראת Formula Builder, המציגה תוצאות בעת יצירת נוסחה. זו לא בדיוק אותה פונקציונליות, אבל היא מאוד מועילה, ותוכל להשתמש בה עם נוסחאות שכבר קיימות.

23. בנו נוסחאות מורכבות בצעדים קטנים

כאשר אתה צריך לבנות נוסחה מורכבת יותר, ואינך בטוח כיצד לעשות זאת, התחל בגישה הכללית ובכמה ערכים מקודדים. לאחר מכן הוסף עוד היגיון כדי להחליף את הערכים המקודדים צעד אחד בכל פעם. לדוגמה, נניח שאתה רוצה לכתוב נוסחה שמחלצת את השם הפרטי בשם מלא. אתה יודע שאתה יכול להשתמש בפונקציה LEFT כדי למשוך טקסט משמאל, אך אינך בטוח כיצד לחשב את מספר התווים שיש לחלץ. התחל עם LEFT (שם מלא, 5) כדי שהנוסחה תפעל. לאחר מכן גלה כיצד להחליף את המספר 5 בערך מחושב. במקרה זה, תוכל לחשב את מספר התווים שיש לחלץ באמצעות הפונקציה FIND לאיתור המיקום של תו הרווח הראשון.

וִידֵאוֹ: כיצד לבנות נוסחה מורכבת צעד אחר צעד

24. השתמש בטווחים בשם כמו משתנים

במקרים רבים, זה הגיוני להשתמש טווחים בשם כמו משתנים כדי להפוך את הנוסחאות שלך לגמישות יותר וקלות יותר לעבודה. לדוגמה, אם אתה עושה הרבה חיבורים (מחבר ערכי טקסט יחד), ייתכן שתרצה ליצור טווחי שם משלך עבור תווי שורה חדשים, תווי כרטיסיות וכו '. בדרך זו תוכל פשוט להתייחס ישירות לטווחים בשם. במקום להוסיף הרבה תחביר מורכב לנוסחאות שלך. כבונוס, אם הטווחים ששמך מכילים ערכי טקסט, אינך צריך להשתמש במרכאות סביב הטקסט בעת הוספתם לנוסחה. רעיון זה קצת קשה להסביר זאת ראה דוגמא מפורטת בסרטון זה .

25. השתמש בשילוב בתוויות כדי להבהיר הנחות

כאשר אתה יוצר דף עבודה המסתמך על הנחות מסוימות, זה יכול להיות אתגר להציג בבירור את ההנחות שאתה מניח. לעתים קרובות יהיה לך אזור מסוים בגליון העבודה עבור תשומות ואזור אחר עבור פלט, ואין מקום להציג את שניהם בו זמנית. אחת הדרכים לוודא שהנחות המפתח ברורות היא להטביע אותן ישירות בתוויות המופיעות בגליון העבודה באמצעות צירוף, בדרך כלל עם הפונקציה TEXT.

לדוגמה, בדרך כלל יש לך תווית שכתוב עליה 'עלות קפה' ואחריה עלות מחושבת. עם חיבור, אתה יכול לגרום לתווית לכתוב 'עלות קפה ($ 2.00/כוס): מה שמבהיר כי קיבלת עלות של $ 2.00/כוס.

וִידֵאוֹ: להבהיר הנחות בשילוב

26. הוסף שברי שורות ל- IFs מקוננים כדי שיהיה קל יותר לקרוא אותם

כשאתה יוצר נוסחת IF מקוננת, מעקב אחר טיעונים אמיתיים ושקריים בסופת של סוגריים יכול להיות מבלבל מאוד. כשאתה מסבך את הסוגריים, קל לטעות בהיגיון. עם זאת, יש דרך פשוטה להפוך נוסחה עם הצהרות IF מרובות לקלה הרבה יותר לקריאה: פשוט הוסף שברי שורות לנוסחה לאחר כל ארגומנט TRUE. זה יגרום לנוסחה לקרוא יותר כמו טבלה.

וִידֵאוֹ: כיצד להפוך את IFs מקוננים לקלים יותר לקריאה

27. הזן פונקציות עם השלמה אוטומטית

כאשר אתה נכנס לפונקציה, אקסל ינסה לנחש את שם הפונקציה שאתה רוצה, ותציג רשימה להשלמה אוטומטית לבחירתך. השאלה היא כיצד אתה מקבל אחת מהאפשרויות המוצגות ובכל זאת נשאר במצב עריכה? הטריק הוא להשתמש במקש Tab. כאשר אתה לוחץ על tab, Excel מוסיף את הפונקציה המלאה ומשאיר את הסמן פעיל בסוגריים כך שתוכל למלא את הארגומנטים לפי הצורך. ב- Mac, עליך להשתמש במקש החץ למטה תחילה כדי לבחור את הפונקציה שברצונך להוסיף ולאחר מכן הקש Tab כדי להוסיף את הפונקציה.

28. השתמש ב- AutoSum כדי להזין נוסחאות SUM

לא תמיד אתה מקבל את ההזדמנות להשתמש ב- AutoSum זה, אך כאשר אתה עושה זאת, זה מספק. AutoSum פועל הן בשורות והן בעמודות. פשוט בחר תא ריק מימין או מתחת לתאים שברצונך לסכם, והקלד Alt + = (Mac: Command + Shift + T). Excel ינחש את הטווח שאתה מנסה לסכם ויכניס את פונקציית SUM בשלב אחד. אם אתה רוצה להיות ספציפי יותר, כך ש- Excel לא ינחש, בחר תחילה את הטווח שאתה מתכוון לסכם, כולל התא שבו תרצה שהפונקציה SUM תהיה.

AutoSum אפילו תכניס מספר פונקציות SUM בו זמנית. לסיכום עמודות מרובות, בחר טווח של תאים ריקים מתחת לעמודות. לסיכום מספר שורות, בחר טווח של תאים ריקים בעמודה מימין לשורות.

לבסוף, באפשרותך להשתמש ב- AutoSum כדי להוסיף את שני השורות והעמודות בו -זמנית עבור טבלה שלמה. פשוט בחר טבלת מספרים מלאה, כולל תאים ריקים מתחת לטבלה ומימין לטבלה, והשתמש בקיצור הדרך. Excel יוסיף את הפונקציות SUM המתאימות בתאים הריקים, וייתן לך סיכומי עמודות, סך שורות וסכום כולל בצעד אחד.

29. הזן את אותה נוסחה במספר תאים בבת אחת

לעתים קרובות יהיה עליך להזין את אותה נוסחה לקבוצת תאים. אתה יכול למעשה לעשות זאת בצעד אחד באמצעות קיצור המקשים Control + Enter. פשוט בחר את כל התאים בו זמנית, ולאחר מכן הזן את הנוסחה כרגיל כמו התא הראשון. לאחר מכן, כשתסיים, במקום ללחוץ על Enter, הקש Control + Enter. Excel יוסיף את אותה נוסחה לכל התאים שבבחירה, ויתאים הפניות לפי הצורך. כאשר אתה משתמש בגישה זו אינך צריך להעתיק ולהדביק, למלא או להשתמש בידית המילוי. סיימת בצעד אחד.

תוכל גם להשתמש באותה טכניקה לעריכת נוסחאות מרובות בו זמנית. פשוט בחר את כל הנוסחאות בבת אחת, בצע את השינוי שאתה צריך ולחץ על Control + Enter.

הסופר דייב בראנס


^